Lista kontrolna młodego przedsiębiorcy – czyli zanim przygotujesz biznesplan…

Popularność wpisów o formach prowadzenia działalności gospodarczej sprawiła, że coraz dostaję pytania o inne formy prowadzenia działalności. Niestety widzę, że w pędzie do niezależności jaką daje własny biznes coraz więcej osób zapomina, że celem prowadzenia firmy osiąganie zysków z prowadzonej działalności. Nie optymalizacja podatkowa, nie omijanie ZUS.

Jako że sam jestem właśnie na etapie budowania nowego biznesu (o czym wkrótce się przekonasz) postanowiłem podzielić się z Tobą moją listą kontrolną przedsiębiorcy. Lista zawiera kilkanaście kluczowych pytań i zadań jakie przed sobą postawiłem i pomaga w stworzeniu biznesplanu.

Dlaczego nie warto zaczynać od biznesplanu?

Kiedy chcemy założyć firmę to pierwszym odruchem jest stworzenie biznesplanu. Wówczas sięgamy po różnego rodzaju poradniki i dowiadujemy się, że trzeba zrobić analizę SWOT, badania rynkowe, rachunek przepływów pieniężnych, opracować cały model biznesowy i zapoznać się z tysiącem niezrozumiałych pojęć. Łatwo się zniechęcić, prawda?

Podczas zajęć na studiach przerabiałem różne elementy biznesplanu i praca na konkretnych przykładach jest naprawdę fajna. Jednak gdy przyszło mi do stworzenia biznesplanu na potrzeby własnej firmy okazało się, że to strasznie nudne i nieproduktywne zadanie. Rzeczywistość szybko rozjechała się założeniami teoretycznymi i biznesplan upadł.

Mimo wielu godzin pracy wyrzuconych w błoto zacząłem poszukiwać innej formy planowania działalności i tak natknąłem się na różnego rodzaju jednostronicowe biznesplany. Uproszczona forma i ograniczona liczba zagadnień pozwalają na szybkie uzupełnienia arkusza, ale czy cokolwiek z tego wynika?

Moim zdaniem niewiele. Wizja, misja i analiza SWOT niewątpliwie są ważnymi elementami biznesplanu, ale na nic się zdają jeśli nie wiesz co? dla kogo? i jak? chcesz oferować. Dlatego zacznijmy od początku…

Zamiast biznesplanu sporządź listę kontrolną

Biznesplan jest potrzebny – nie ma co do tego wątpliwości. Zanim jednak go sporządzisz warto zacząć od prostej listy kontrolnej/ankiety przedsiębiorcy.

Listę sporządziłem zarówno na podstawie własnych doświadczeń i wiedzy jak i na podstawie dostępnych w sieci wzorów biznesplanu. Chcąc maksymalnie uprościć i uporządkować prace nad własnym biznesem ograniczyłem zakres podstawowych założeń do produktu, finansowania i kosztów alternatywnych. W ten sposób udało mi się szybko oszacować najważniejsze cechy mojego biznesu, a także stworzyć solidną bazę do opracowania porządnego biznesplanu.

Moja lista mieści się na kartce A4 i stanowi zestaw pytań i zadań będących punktem wyjścia do dalszych prac nad planowaniem biznesu. Całość podzielona jest na 4 obszary:

• Produkt i klient – czyli pytania o przedmiot działalności i kierunki sprzedaży produktów
• Finansowanie i organizacja – podstawowe szacunki dotyczące kosztów otwarcia firmy
• Czas i koszty alternatywne – zestaw pytań pozwalający zorganizować pracę i uświadomić sobie skalę wyrzeczeń
• Zadania startowe – co warto zrobić na samym początku by ułatwić sobie pracę

Obszar I – Produkt i klient

Na ten obszar składają się 3 pytania dotyczące tego co i dla kogo będziesz oferował.

• Co zamierzam oferować klientom? – Produkt jest najważniejszy. Bez produktu/usługi nie ma firmy. Na tym etapie nie musisz jeszcze dokładnie formułować specyfikacji, ale jeśli nie wiesz czy chcesz oferować pralki, lodówki czy może lody na patyku to w pierwszej kolejności musisz nad tym popracować.
• Kto jest moim klientem? – Do kogo kierowana jest Twoja oferta? Czy są to konsumenci czy przedsiębiorcy? A może obie grupy? W pierwszej kolejności rozważ właśnie ten podział – dopiero później wróć do tego pytania i postaraj się określić swoją grupę docelową.
• Ile produktów (wersji produktu) chcę wprowadzić do oferty? – Na to pytanie warto odpowiedzieć sobie już na początku. Inaczej sprzedaje się jeden produkt, inaczej 5, a 100 to w ogóle inna bajka. Od tego zależy sposób organizacji pracy i Twoje priorytety.

Obszar II – Finansowanie i organizacja

Jeśli już wiesz co i dla kogo chcesz robić czas pomyśleć jak to zrobić, a to w dużej mierze zależy od środków inwestycyjnych i formy organizacyjnej.

• Ile pieniędzy mogę zainwestować? – To jest budżet początkowy Twojej firmy. W nim muszą zmieścić się wszelkie koszty założenia działalności, a także koszty prowadzenia firmy przez minimum 3 miesiące (musisz się liczyć ze stratami w pierwszym okresie).
• Jakie koszty początkowe i stałe muszę ponieść? – Koszty stałe to takie koszty, które musisz ponosić niezależnie od zarobków. Jeśli wynajmujesz biuro lub masz umowę na telefon to masz koszty stałe. Musisz je policzyć już na samym początku i sprawdzić czy nie przekraczają Twoich możliwości inwestycyjnych.
• Jaką formę działalności wybieram? – Jeśli już wiesz ile możesz zainwestować i mniej więcej znasz swoje koszty to nadszedł czas na wybór formy działalności. Opcji jest kilka, ale prawdopodobnie najtańsza będzie dwuosobowa spółka z o.o. (link do artykułu z kalkulatorem) Inna możliwość to jednoosobowa działalność gospodarcza, ale w naszym chorym systemie koszty ZUS mogą Cię przygnieść (aczkolwiek w niektórych przypadkach całkowicie legalnie można go nie płacić).
• Czy stać mnie na pokrycie kwartalnej działalności przedsiębiorstwa? – Zyski nie pojawią się od razu dlatego musisz wiedzieć czy stać Cię na działalność dopóki ich nie osiągniesz. Na tym pytaniu okazę się czy w ogóle stać Cię na rozpoczęcie biznesu.

Obszar III – Czas i koszty alternatywne

Wiesz już co, dla kogo i jak chcesz oferować. Teraz warto uświadomić sobie, że koszty to nie tylko wydane pieniądze…

• Ile czasu efektywnie mogę poświęcić firmie? – Szczera i przemyślana odpowiedź na to pytanie to bardzo ważna sprawa. W moim pierwszym podejściu do biznesu nie zadałem sobie tego pytania, bo wydawało mi się, że każdą wolną chwilę powinienem poświęcać pracy. Tym sposobem szybko okazało się…. że jestem bardzo zajętym człowiekiem.
• Czy muszę zrezygnować ze stałego źródła dochodu? – Otwarcie własnej firmy może wiązać się z koniecznością rezygnacji z pracy lub dodatkowych źródeł dochodu (np. nieruchomość na wynajem zamieniamy na biuro). Czy zdajesz sobie z tego sprawę i jesteś na to gotowy?
• Co innego mógłbym robić w czasie gdy rozwijam firmę? – Kurs angielskiego, siłownia, studia, praca – wszystko co robiłbyś (i co mógłbyś zyskać) w czasie kiedy pracujesz na rzecz swojej nowo założonej firmy powinieneś zaliczyć do kosztów alternatywnych.

Obszar IV – Lista zadań

• Sprawdź frazy w keyword planner – być może ten punkt Cię zdziwił, ale wyszukiwanie fraz to jedna z tych rzeczy, od których zaczynam. Dlaczego? Powód jest prosty – staram się myśleć jak potencjalny klient (czytelnik), który szuka tego, co chcę mu zaoferować. Szybki research w keyword plannerze to pierwszy krok w badaniu wielkości rynku, na których chcesz wejść, a także przydatne ćwiczenie, które pozwoli Ci wczuć się w klienta Twojej firmy.
• Dobierz narzędzia, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy – chociaż jesteś dopiero na etapie planowania firmy to już teraz warto wybrać narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć cel. W moim przypadku takimi narzędziami są:
  • Nozbe – do planowania i pilnowania realizacji zadań związanych z firmą
  • Arkusz kalkulacyjny – tutaj tworzę niezbędne bazy kontaktów, wykonuję obliczenia i symulacje oraz notuję aktywności związane z pozycjonowaniem stron i marketingiem.
  • Notes i długopis – gdy wykonuję wieloetapowe zadanie muszę mieć przy sobie notes i długopis. Przemyślana i szczegółowa checklista znacząco ułatwia pracę, a każdy kolejny ptaszek daje mi mnóstwo motywacji do działania.
• Poszerzaj swoją wiedzę – ten proces powinien trwać całe życie, ale jeśli wydaje Ci się, że pozjadałeś wszystkie rozumy to jesteś w błędzie. Poszukaj ciekawych materiałów, zapisz się na webinar lub dołącz do grup facebookowych. Sposobów na poszerzanie wiedzy jest wiele – ważne, żeby regularnie to robić.

Pobierz bezpłatny arkusz młodego przedsiębiorcy

Jeśli sumiennie odpowiesz sobie na powyższe pytania kolejne etapy prac będą łatwiejsze. Jednak żeby jeszcze bardziej ułatwić Ci zadanie na podstawie powyższych pytań przygotowałem arkusz do druku, z którym jeszcze szybciej przebrniesz przed listę kontrolną.

Z racji, że na początku działalności każdy grosz się liczy, arkusz jest darmowy. Z drugiej strony mi także zależy na rozwoju dlatego proponuję Ci uczciwy barter – ja daję Ci arkusz, w zamian za to, że Ty podasz informację dalej. Jeśli uważasz, że to uczciwa propozycja link do do pliku znajdziesz za bramką.

Linki, które mogą Ci się przydać

Poniżej znajdziesz listę artykułów i materiałów, które z pewnością przydadzą Ci się na różnych etapach prowadzenia działalności. Zachęcam do lektury w ramach poszerzania swojej wiedzy.

• Jak określać cele metodą SMART?
• Jak pracować w domu – mój sposób
• Informatyka w firmie – cały zestaw przydatnych artykułów dla przedsiębiorców (i nie tylko)
• Mała wielka firma – ciekawy podcast o prowadzeniu firmy
• PraKreacja – wstyd się przyznać, ale dopiero kilka tygodni temu polubiłem tego bloga. Masa ciekawych porad prawnych dla branży kreatywnej.

A Ty jakie masz doświadczenia związane z planowaniem biznesu?