6 zastosowań Excela, które pomogą Twojej firmie

Czy istnieje oprogramowanie, które może stanowić kompleksowe centrum dowodzenia firmą? Po przejrzeniu znacznej ilości dostępnych systemów CRM mam co do tego wątpliwości, a przynajmniej co do możliwości znalezienia takiego rozwiązania w rozsądnej cenie. Istnieje jednak program, który prawdopodobnie znajduje się na 99% komputerów firmowych na świecie. Tak, to Excel, niepozorny arkusz, który może zastąpić…. Symulator lotów.

O ile ta ostatnia funkcja niekoniecznie przydaje się w firmie, tak jest kilka ważnych zastosowań, o których nie można zapominać i które skutecznie obniżą koszty dodatkowego oprogramowania.

Księgowość w małej firmie

Nie wiem jak to wygląda w dużych firmach, ale księgę przychodów i rozchodów prowadzi się wyśmienicie. Wystarczy jeden z arkuszy powszechnie dostępnych w internecie i w kilka minut można zacząć prowadzić przejrzystą księgę. Co prawda minusem tego rozwiązania może być niekoniecznie dobrze działające autouzupełnianie (przydaje się w przypadku stałych klientów), ale dla firmy rozliczającej nawet 50 czy 100 faktur miesięcznie spokojnie wystarcza.

Oprócz KPiR arkusz nadaje się do prowadzenia innych typów księgowości. Co prawda podejrzewam, że prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych może być nieco uciążliwe, jednak z pewnością jest możliwe.

Jednolity Plik Kontrolny

Excel nadaje się do przygotowania JPK. Co więcej Ministerstwo Finansów udostępnia arkusz kalkulacyjny, służący do wypełnienia JPK (jest też kilka innych arkuszy dostępnych w sieci). Nie potrzeba więc osobnego oprogramowania, które może stanowić dodatkowy koszt dla firmy.

Raport dla szefa

Jeśli kiedykolwiek miałeś styczność z korporacją, raporty pisane w excelu prawdopodobnie nie są Ci obce. Setki funkcji matematycznych czy finansowych pomogą Ci skonstruować czytelny i konkretny raport na niemal każdy temat.

CRM

Moje ulubione zastosowanie Excela. Baza klientów połączona z lejkiem sprzedaży i odpowiednio dobranymi wskaźnikami KPI stanowi całkiem sensowy CRM dla mikrofirmy, która potrzebuje zarządzania klientami, ale nie chce wdrażać drogiego/zbyt zaawansowanego oprogramowania.

Doświadczenie mówi mi także, że w wielu przypadkach obsługa Excela jest znacznie prostsza i szybsza niż większości CRM dostępnych na rynku. Z drugiej strony trzeba przyznać, że takie rozwiązanie ma jedną zasadniczą wadę. Mianowicie wymiana informacji między wieloma użytkownikami jest, mówiąc delikatnie, utrudniona. Co prawda jest Excel online, ale brak dostępu do logów utrudnia administrację.

Centrum prognostyczne

Prognozowanie gospodarcze to temat rzeka i prawdopodobnie większość modeli będzie dla Ciebie stanowić czarną magię, jednak warto wiedzieć, że Excel świetnie się do tego nadaje. Nawet mając podstawowe dane jesteś w stanie za pomocą kilku kliknięć dopasować odpowiednią linię trendu i oszacować jakość modelu (w podstawowym stopniu).

Sama linia trendu czy współczynnik determinacji w porównaniu do ogółu dobrodziejstw jakie daje statystyka wydaje się mało pomocna, jednak nawet tak proste dane mogą pomóc Ci podjąć kluczowe decyzje. Zasada jest prosta – decyzja oparta o wiedzę prawdopodobnie będzie lepsza niż decyzja oparta o widzimisię.

Snake

To nie żart. Wystarczy poradnik na youtubie, trochę wprawy i można pograć w snejka w Excelu. Podobnie jak w sudoku, puzzle, monopoly czy 2048 – wszystko jest kwestią wyobraźni i zdolności programistycznych.

Co prawda tego ostatniego zastosowania niekoniecznie ujawniałbym przed pracownikami, ale z drugiej strony ileż można układać pasjansa ;)?

Jak widzisz Excel ma całkiem sporo zastosowań – zastępuje drogie programy księgowe, można w nim prowadzić bazę danych klientów, a nawet prognozować (lub jak kto woli powróżyć) przyszłość.

A takie jest Twoje ulubione zastosowanie Excela?